Onnistunut tapahtuma vaatii aina onnistuneen tekniikan. Kun pyydät tarjousta tapahtumatekniikan toimittajalta (myöhemmin palveluntarjoaja), tarkat esitiedot säästävät kaikkien aikaa, rahaa ja hermoja. Mitä paremmat lähtötiedot annat, sitä osuvamman ja kilpailukykyisemmän tarjouksen saat – ilman pelkoa budjetin ylittävistä turhista yllätyskuluista.
Hyvät lähtötiedot helpottavat tarjouksen tekemistä, vähentävät ylimääräistä selvittelyä ja ennen kaikkea auttavat löytämään tapahtumaan oikeanlaisen tekniikkakokonaisuuden.
Ja jos jokin asia on vielä epäselvä, kerro sekin. Hyvä palveluntarjoaja osaa kysyä tarvittavat tarkentavat kysymykset.
”Hei, tarvittais valot ja äänentoisto lauantaina, paljo maksaa?”
”Terve. Meillä olis syntymäpäiväjuhlat Tampereella syyskuussa. Sinne tulee esiintyjäksi yks trio, ja siskon tyttö laulaa kans. Sitten me varmaan tarvittas teltta ja kalusteet. Löytyskö tämmöset ja mihin hintaan?”
Tuossa nyt pari karrikoitua esimerkkiä tarjouspyynnöistä, joita palveluntarjoaja saattaa saada, ja kuten varmaan arvaatte, nämä eivät ole ihan sellaisia, joihin suoraan voi antaa tarjouksen. Toki paljon tulee tarjouspyyntöjä, joissa on valmiiksi tärkeät asiat ilmoitettu, ja päästään pienellä lisäselvityksellä antamaan tarjous tekniikasta.
Tässä on koottuna yhdentoista kohdan muistilista tärkeimmistä asioista, jotka sinun kannattaa selvittää ja kertoa palveluntarjoajalle jo ensimmäisessä yhteydenotossa. Näin päästään suoraan asian ytimeen, ilman suurempia kysymysmerkkejä.
Nämä eivät ole missään tärkeysjärjestyksessä, kaikki kohdat ja tiedot eivät päde jokaiseen tapahtumaan, syntymäpäivät ja hääjuhlat ovat tietysti hieman eri kuin jokin suurempi festivaalitapahtuma tai muu tapahtuma, jossa on monia esiintyjiä.
Mutta näistä alla olevista asioista poimimalla juuri sinun tapahtumaasi koskevat oleelliset tiedot, helpotat huomattavasti tilannetta jo alkumetreistä lähtien.
Näillä tiedoilla on hyvä lähteä liikkeelle, niin palveluntarjoaja tietää heti, onko kyseinen päivä jo buukattu täyteen, vai löytyykö vielä laitteita ja reserviä tapahtumaan.
Tapahtumapaikan nimi ja sijainti ovat myös tärkeitä tietoja.
Jos paikka on palveluntarjoajalle entuudestaan tuttu, he tietävät heti tilan rajoitukset ja mahdollisuudet.
Jos taas tila on entuudestaan tuntematon, kerro mahdollisimman paljon yksityiskohtia:
Tapahtumapaikka vaikuttaa erittäin paljon siihen, millaista tekniikkaa tarvitaan. Ulko- ja sisätapahtumien välillä on aika paljon eroja. Ulkona pitää huomioida esimerkiksi sääolosuhteet, sähköistyksen järjestäminen ja tekniikan suojaaminen.
Myös tilan koko ja muoto vaikuttavat äänentoiston ja valaistuksen suunnitteluun.
Joissakin tapauksissa voi olla hyvä lähettää tarjouspyynnön mukana kuvia tapahtumapaikasta tai pohjapiirros. Niistä voi olla tekniikan suunnittelussa todella paljon hyötyä.
Pelkkä tapahtuman päivämäärä ei aina riitä. Tekniikan toimittajan pitää tietää myös, kuinka paljon aikaa jää rakentamiseen ja purkamiseen.
Palveluntarjoajan olisi hyvä tietää:
Esimerkiksi lauantaina klo 18 alkava tapahtuma voi vaatia tilaisuuden luonteesta riippuen tekniikan rakentamisen jo iltapäivällä. Jos taas tilaan pääsee vasta esimerkiksi pari tuntia ennen tapahtuman alkua, vaikuttaa se merkittävästi toteutuksen suunnitteluun.
Tarvitaan siis tiedon siitä, milloin tilaan pääsee rakentamaan (load-in) ja milloin tekniikan on oltava valmiina testattuna. Myös esiintyjien soundcheck-ajat ja purkuaikataulu (load-out) vaikuttavat suoraan tarvittavan henkilöstön määrään ja työvuorojen pituuteen, ja näin ollen suoraan myös tarjouksen hintaan.
Minkä tyyppisestä tapahtumasta on kyse? Onko kyseessä rento yritysjuhla, virallinen seminaari, live-konsertti vai kenties intiimi tuotelanseeraus?
Voit kertoa mahdollisimman konkreettisesti tapahtuman ohjelmasta, mikäli se on jo tiedossa.
Puhetilaisuudessa ja juhlatilaisuudessa tarvitaan erilaista tekniikkaa kuin festareilla tai konsertissa. Teatterissa puolestaan tekniikan suunnitteluun voi vaikuttaa koko esityksen rakenne ja esiintyjien määrä ja tarpeet.
Mitä tarkemmin ohjelma on tiedossa, sitä paremmin tekniikka voidaan suunnitella etukäteen.
Valaistuksen tarve usein unohtuu tarjouspyynnöstä. Kerro myös tapahtuman teemasta ja halutusta tunnelmasta ja värimaailmasta. Tämä auttaa hahmottamaan esimerkiksi sen, tarvitaanko paikalle näyttävää show-valaistusta vai hillittyä ja tyylikästä tunnelmavaloa.
Valaistuksella voidaan tehdä yllättävän paljon tapahtuman tunnelmalle, esim yrityksen logon heijastaminen seinälle, tai juhlasalin valaistus yrityksen väreillä tai ulkotapahtumassa rakennuksia voidaan käyttää osana tapahtuman visuaalista ilmettä
Kerro arvoitu osallistuja-/yleisömäärä. Tuleeko paikalle 50 vai 500 ihmistä? Mikäli tarkkaa määrää ei ole tiedossa, niin anna arvio paikalle saapuvasta yleisön määrästä.
100 henkilön tapahtuma pienessä juhlasalissa on teknisesti aivan erilainen kuin 100 henkilön tapahtuma ulkona tai suuressa hallissa.
Myös yleisön sijoittuminen tilassa kannattaa mainita. Onko kaikki yleisö samassa tilassa vai esimerkiksi useassa eri huoneessa? Istuuko yleisö riveissä, pyöreissä illallispöydissä vai ovatko he seisaaltaan?
Osallistujamäärä ja yleisön sijoittuminen määrittävät tarvittavan äänentoistolaitteiston määrän ja kaiuttimien sijoittelun, jotta puhe ja musiikki kuuluvat kirkkaasti salin perälle asti.
Jos tapahtumassa on live-esiintyjiä, niin heidän raiderinsa on erittäin oleellinen tieto tarjouspyyntöön liittyen. On esiintymässä sitten live-bändi, DJ, stand up -koomikko tai ulkopuolinen puhuja, niin heillä on lähes poikkeuksetta omat tekniset vaatimuksensa (tekninen raideri).
Selvitä nämä esiintyjiltä heti tilausvaiheessa ja välitä nämä tiedot palveluntarjoajalle. Raidereista selviää esiintyjien mikrofonitarpeet, kanavamäärät, monitorit ja kaikki muu tarpeellinen, ja esimeriksi se, että mitä he tuovat itse ja mitä tarvitsevat venuen puolesta.
Jos rideria ei ole saatavilla, niin ei hätää. Siinä tapauksessa voit antaa esiintyjien yhteystiedot niin palveluntarjoaja voi itse kysellä esiintyjiltä sitten tarkemmin.
Budjetista puhuminen avoimesti myös heti alkukahinoissa auttaa säästämään kaikkien aikaa.
Tarkkaa euromäärää ei tietenkään tarvitse tietää, mutta suurinpiirtein.
Kun palveluntarjoaja tietää budjettinne raamit, he osaavat ehdottaa siihen parhaiten sopivaa laitteistoa ja ratkaisuja, tai kertoa mikä on realistinen hintahaitari teidän toiveillenne.
Jos budjetti on tiukka, voidaan keskittyä olennaiseen; jos taas halutaan erikoista ”vau-efektiä”, osataan tarjoukseen sisällyttää näyttävämpiä elementtejä budjetin niin salliessa.
Voit ehkä haluta vuokrata vain laitteiston, jonka palveluntarjoaja sitten tuo paikan päälle ja kokoaa, ilman että ammattilaiset tulevat hoitamaan äänentoiston, valot ja muut. Tämä tietysti edellyttää, että sinulla on itselläsi henkilöt, jotka pystyvät tämän homman hoitamaan.
Yleensä on kuitenkin suositeltavaa pyytää tarjous ns. avaimet käteen, koska palveluntarjoaja tietää ja tuntee laitteensa, ja hoitaa tapahtumanaikaisen äänentoiston ja valaistuksen, ilman että sinun täytyy kantaa siitä huolta, tai kysellä ystäviäsi auttamaan.
Joissakin tapaukissa voidaan tarvita screeniä, projektoria tai muuta kuvapintaa, tai kameraa. Kerro, mitä kuvapinnoilta on tarkoitus näyttää: PowerPoint-esityksiä, videoita, live-kuvaa puhujasta vai kenties brändivärejä tukevaa grafiikkaa.
Ja tarvitaanko esityslähteestä myös ääni koko tapahtuman järjestelmään.
Koronan aikaan oli melko yleistä, että monet tapahtumat ja tilaisuudet striimattiin, koska ihmisiä voitiin ottaa paikan päälle vain tietty määrä, mutta nykyisin se on hieman vähentynyt, joskin paljon tilaisuuden luonteesta riippuen, käytetään striimausta jonkin verran vieläkin.
Lähetetäänkö tapahtuma suorana verkkoon tai tallennetaanko se myöhempää käyttöä varten?
Jos kyseessä on hybriditapahtuma, palveluntarjoajan on varauduttava joko itse tai kumppanien avulla erillisillä kameroilla, striimausyksiköillä, videomiksereillä sekä varmistetuilla verkkoyhteyksillä. Myös etäpuhujien ottaminen mukaan vaatii oman tekniikkansa.
On sanomattakin selvää, ja niin kuin vanha Japanilainen sananlasku sanoo, että ”mitä useampi kokki, niin sitä Sakeampi soppa.”
Eli yhteyshenkilö on hyvä määrittää myös alkumetreillä, joka toimii tapahtuman pääyhteyshenkilönä tekniikan suuntaan, jolloin asiat pysyvät hallussa, eikä ole kymmentä henkilöä jotka hoitavat samaa asiaa, toistensa tietämättä ja täysin erilailla.
Suuremman tapahtuman ollessa kyseessä voi olla tarpeen pitää seurantapalavereja, vai riittääkö sähköpostiviestintä?
Selkeä työnjako ja vastuuhenkilön nimeäminen heti alussa varmistaa, että tieto kulkee molemmin puolin katkeamatta suunnittelusta toteutukseen.
Hyvä tarjouspyyntö ei tarvitse olla pitkä
Kun edellä mainitut asiat ovat tiedossa, tarjouspyyntö voi olla hyvinkin yksinkertainen.
Esimerkiksi näin:
”Hei!
Järjestämme 12.9. yritysjuhlan, johon tulee noin 150 henkilöä.
Paikkana Tubor Oy:n varastorakennuksen takapiha osoitteessa Tuborinkuja 3.
Tapahtuma järjestetään ulkona klo 18–23. Ohjelmassa on juontaja, kolme puheenvuoroa, akustinen duo ja loppuillasta DJ. Juontajalle tarvitaan langaton mikrofoni, puhujille riittää telineellinen mikki. Duon raiderin liitän tähän mukaan liitteeksi.
Tarvitsemme siis puheisiin ja esiintymiseen äänentoiston sekä tunnelma- ja esiintyjävalaistuksen.
Myös kaksi telttaa (3×3) tarvitaan ja niihin kalusteet. Teltoissa tarjoillaan ”virvokkeita”.
Tekniikan pitäisi olla rakennettuna ennen klo 17 ja toivomme, että teknikko olisi paikalla koko tapahtuman ajan.
Budjetti tekniikkaan on noin 1 500–2 000 euroa.
Tapahtumapaikasta on myös liitteenä kuvia.
Voisitteko tehdä meille tarjouksen tästä kokonaisuudesta?”
Tuollaisella tarjouspyynnöllä pääsee jo pitkälle, ja palveluntarjoaja pystyy heti hahmottamaan laitteiston, jota tarvitaan, ja näin ollen sinä saat realistisen ja kilpailukykyisen tarjouksen.
Kun siis alat pyytää tarjouksia, kannattaa muistaa:
Kerro meille, millaista tapahtumaa olet järjestämässä. Katsotaan yhdessä, millainen tekniikkaratkaisu siihen tarvitaan.
Veijo Heinonen, Musawoodin yrittäjä ja äänituotannon, sekä tapahtumatekniikan asiantuntija.
