Mitä pitää ottaa huomioon tapahtumaa järjestettäessä?
Tuossa muutama vuosi sitten tuli suoritettua tapahtumatuotannon ammattitutkinto.
Tarkoitus ei ole alkaa järjestämään tapahtumia itse, ainakaan vielä, mutta kun monenlaisessa tapahtumassa on tullut oltua mukana, lähinnä tapahtumatekniikan eli äänen ja valon parissa, niin alkoi kuitenkin kiinnostamaan vähän raottaa verhoa, että mitä kaikkea tapahtumia järjestettäessä on otettava huomioon ja mitä kaikkea siihen ylipäänsä liittyy.
Ja siitä se ajatus lisäopiskeluun sitten lähti.
Tällä tiedon janon tyydytyksellä pystyy sitten auttamaan tapahtumajärjestäjiä heidän tilatessaan ääntä ja valoa tapahtumaansa.
Tässä muutamia peruslähtökohtia tapahtumaa järjestettäessä, joita tapahtumajärjestäjän on syytä ottaa huomioon ja selvittää jo heti alkumetreillä, tai oikeastaan voisiko sanoa paremmin että vaikka tapahtumajärjestäjän muistilista.
Nämä eivät tietenkään päde kaikkiin tapahtumiin, riippuen tapahtuman koosta ja konseptista. Ja varmasti näistäkin listoista voi puuttua jotakin jota ei ole mainittu juuri Sinun tapahtumaasi liittyen, kaikki riippuu aina tapahtumasta itsestään.
Näiden jälkeen pureudutaan hieman tarkemmin teknisiin asioihin, kuten äänentoistoon ja valaistukseen.
Tässä vaiheessa on otettava huomioon, että millaiset fasiliteetit tapahtumajärjestäjällä ja alueella on tarjota. Tilankäytön suunnittelu on erittäin olennaista. Ensimmäiseksi täytyy kartoittaa tapahtumapaikan pohjapiirros, sähköpisteet ja alueen / tilan rajoitukset ym. Myös sähköntarve on tärkeää huomioida, riittääkö paikan oma sähkökapasiteetti vai tarvitaanko jostakin lisävirtaa ja mistä /miten sähköt vedetään turvallisesti?
Aikataulutuksessa kannattaa varata riittävästi aikaa tek Palataanpa tässä nyt hieman tarkemmin tuohon tekniseen tuotantoon tapahtumissa.
Teknisen tuotannon osuus tapahtumassa riippuu paljolti tapahtuman koosta, ja onko siellä esiintyjiä tai musiikkia ylipäänsä. Otetaan tässä nyt vaikka kohteeksi sellainen tapahtuma, jossa on esiintyjiä, vaikkapa jonkinlainen taikuri/maagikko ja bändi.
Ensimmäiseksi täytyy tapahtumahenkilöstöstä joku valita teknisen tuotannon vastuuhenkilöksi, jolla on sitten langat tähän puoleen käsissään, eli vastaa tämän osion asioista ja on esim esiintyjien yhteyshenkilönä.
Mikäli tapahtumaan halutaan tietyt esiintyjät, niin kontaktointi heidän yhteyshenkilöihinsä, yleensä ohjelmatoimistoihin, kannattaa aloittaa jo hyvissä ajoin heti kun tapahtumasuunnittelu on aluillaan, ja tiedetään, keitä sinne halutaan esiintymään. Ja hyvä on olla myös ns. varaesiintyjät, mikäli nämä ykköshalutut ovatkin jo varattuja kyseisenä päivänä.
Kun esiintyjät on valittu ja lukittu, niin heiltä tulee yleensä tekniset raiderit, eli listat mitä he tarvitsevat/odottavat tapahtumanjärjestäjän taholta. Ellei raideria kuulu, niin kannattaa kysellä varhaisessa vaiheessa perään. Oikeastaan, jotta myöhemmässä vaiheessa vältytään suuremmilta harmeilta ja pään kivistyksiltä, niin kannattaa jo siinä vaiheessa kun esiintyjiä kyselee tapahtumaan, hieman kysellä heidän raideristaan, ettei sitten tosiaan tule yllätyksiä…
Tämän jälkeen tapahtumanjärjestäjä/vastaava ottaa yhteyttä tapahtumatekniikkaa hoitaviin yrityksiin, ja pyytää heiltä tarjouksia tekniikan osalta tapahtumaan. Tapahtumatekniikkayrittäjä tietysti haluaa ne tekniset raiderit, joiden pohjalta lähdetään sitten tarjousta laskemaan ja rakentelemaan.
niikan rakentamiseen, testaamiseen ja purkuun. Tapahtumatekniikkayrittäjä osaa sanoa, että paljonko hän tarvitsee aikaa tekniikan ja muun oheistuotannon rakentamiseen. Sitten on otettava huomioon myös esiintyjien aikataulut, ja heidän soundcheck toiveensa ym. Myös alueen muu liikenne, huoltoliikenne ja yleinen turvallisuus täytyy ottaa huomioon, niin rakennus-, itse tapahtuma- kuin purkuvaiheessakin.
Kun tarjoukset tapahtumatekniikan osalta on saatu, niin niistä tietysti valitaan se yksi, joka tulee hoitamaan tekniikan tapahtumaan. Aina se välttämättä ole se halvin, vaan riippuu toisinaan kriteereistä, joita sille on asetettu.
Joissakin tapauksissa on myös mahdollista, että jonkun osa-alueen tulee hoitamaan yksi firma ja toisen joku toinen, esim ääni- ja valopuoli tulee yhdeltä toimijalta ja vaikkapa mahdollinen striimaus toiselta.
Tapahtumatekniikkayrittäjän kanssa sitten sovitaan vielä yksityiskohtaisemmin asiat, rakentamis- ja purkuaikataulut ym tarvittavat. Onneksi tämän vastuuhenkilön ei tarvitse huolehtia tekniikan rakentamisen ja purun osalta enempää, vaan sitä hoitavat firmat ja niiden henkilöt toteuttavat sen. Tietysti he voivat pyytää, mikäli tarvitsevat, esim apukäsiä roudaukseen ja purkuun.
Tapahtuman jälkeen on hyvä pyytää kaikilta tapahtumaan osallistuneilta, sidosryhmiltä, yhteistyökumppaneilta jne palautetta tapahtumasta. Näin saadaan arvokasta tietoa, miten muut tapahtuman kokivat, menikö kaikki suunnitelmien mukaan ja tuliko jollakin parannusehdotuksia jatkoa ajatellen.
Palautteista kannattaa laatia raportti ja tiivis yhteenveto, miten kaikki meni ja mitä kehitettävää huomattiin.
Myöskin kaikkien tapahtuman järjestelyissä mukana olleiden kiittäminen kuuluu hyviin tapoihin tapahtuman jälkeen, sekä henkilökohtaisten palautteiden antaminen tarvittaessa.
Tapahtumiinkin pätee vanha sananlasku, että hyvin suunniteltu tapahtuma on jo puoliksi järjestetty.
Tällaisia hajatelmia tällä kertaa. Pysyhän kuulolla, katsotaan mitä seuraavaksi tuleman pitää.
Lähteet:
Veijo Heinonen, Musawoodin yrittäjä ja äänituotannon, sekä tapahtumatekniikan asiantuntija.
